株主総会議事録にハンコはいらない

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ハンコを押すという行為を減らすことは、ペーパレス化につながります。

ペーパレス化のその先にあるものは
さあ、ペーパレス化をはじめようか。

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(↑必要にかられてつくった事務所名のゴム印。本当に必要だったのだろうか・・・)

※この記事は、投稿日時点での法律・状況等に基づき執筆しています。

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株主総会議事録にハンコはいらない

株式会社であれば、形式上、定時株主総会を開く必要があります。

決算の報告をして、社長をはじめとした役員の給与を決めるのが、定時株主総会の主な議題となります。

実状は、定時株主総会をきちんと開催している中小企業は少ないと思います。

開いたことにして議事録を作成しているというのが、ほとんどでしょう。

この議事録、顧問税理士が準備することも多いです。

会計事務所勤務時代は何も疑うことなく、必ず押印してもらっていました。

しかし、実は押印が不要なケースがあるということを最近知りました、恥ずかしながら、、、

議事録への押印が必要なケース・不要なケース

株主総会議事録には、法律的には、役員の署名押印の義務もありません。

ただし、必要な場合もあります。

それは、定款に「ハンコを押しなさい」と書いてある場合です。

例えば、↓こんな感じに。

株主総会の議事については、◯◯を記載又は記録した議事録を作成し、出席した取締役がこれに署名もしくは記名押印をし、株主総会の日から10年間本店に備え置く。

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ちなみに、

署名」とは、自分で実際に氏名を手書きすること

記名」とは、自分で手書きする方法以外で名前を記載すること(印刷やゴム印など

をいいます。

ひな形を利用して作った定款の場合は要注意

ひとり会社の社長役員が1人の会社であれば、株主総会において揉めるということもないので、議事録にわざわざ署名や押印をする必要性はないでしょう。

署名・押印が必要ないのであれば、紙に出力せずデータ保存しておいても、問題となることはないです。

(税務調査等で提示・提出を求められたときに、出力すれば充分でしょう。小さい会社における議事録作成の目的は、ほとんど税務調査対策のためと言っても過言ではありません)

定款とは、会社のルールブックのようなもので、自分でつくるものです。

ひな形などを利用してつくった場合には、「署名もしくは記名押印」という記載が含まれている可能性があります。

チェックしてみましょう。

【おまけ】契約書にだってハンコを押したくないし何なら印紙も貼りたくない

電子契約なら契約書にハンコも印紙も必要ありません。

「ペーパレス化」も「節税」もできてしまいます。

クラウドサイン』というネットサービスが便利で、無料プランの範囲内で利用しています。

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