フリーランスやひとり社長であれば、仕事上の一連の取引をすべて自分でおこなう必要があるでしょう。
その一連の取引の要所要所に出てくる書類が、見積書、納品書、請求書、領収書の4つとなります。
それぞれの意味
まずは、簡単に取引の流れを確認して、各書類がどの段階で必要となるのかみてみましょう。
- 商品・サービスの見積もりの依頼を受ける。
- 見積書を発行する。
- 商品・サービスを受注する。
- 商品・サービスの納品とともに、納品書と請求書を発行する。
- 入金確認後、領収書を発行する。
・見積書とは
お客様からの見積り依頼があった際に作られるもので、商品・サービスの内容とその金額などを記載した書類です。
お客様はその見積書をみて、仕事を依頼するかどうか決めます。
ちなみに、複数の業者に見積書を作らせて比べることを「相見積もり（あいみつもり）」といいます。
・納品書とは
商品・サービスの受け渡しや完了と同時にお客様に渡す書類です。
「受け取りました！」の証拠として、返信用の「受領書」（内容自体は納品書と同じ）を添付することもあります。
・請求書とは
お客様に商品・サービスに対してのお支払いをお願いする書類です。
納品書と同様、商品・サービスの受け渡しや完了のタイミングで発行されることがほとんどです。「納品書兼請求書」といったような、納品書と請求書の両方を兼ねている書類を発行しても差し支えないです。
・領収書とは
お客様からの入金を確認したら発行する書類です。
紙で発行した場合、記載金額が5万円以上だと印紙を貼る必要があります。
【参考】意外と奥が深い印紙税～領収書編～
それぞれの書き方
それぞれの書類に書くべき事項については、次のとおりです。
・見積書の記載事項
- 見積書の発行年月日
- 商品・サービスの内容
- それぞれの価格とその合計額（単価✕数量などの情報も）
- その見積書の有効期限 など
・納品書の記載事項
- 納品書の発行年月日
- 商品・サービスの内容
- それぞれの価格とその合計額（単価✕数量などの情報も） など
・請求書の記載事項
- 請求書の発行年月日
- 商品・サービスの内容
- それぞれの価格とその合計額（単価✕数量などの情報も）
- 振込先の情報
- 「いつまでに入金して欲しいか」や「振込手数料は誰の負担にするか」等の案内
・領収書の記載事項
- 領収書の発行年月日
- 宛名
- 領収金額
- 商品・サービスの内容（但し書きの部分）
最後に
各業界の慣習のようなものがあることと思います。
スムーズに取引をおこなうため、これまでの経験や新たに調査したことをふまえた上で、これらの書類を作成する必要があるでしょう。
【HMJのつぶやき】
4ヶ月半の次男にいつものように指をガジガジされていると何か違和感が・・・
下の歯が少し生えてきたようです。
歯のない時期も近々終わりを告げます。歯ぐきだけの可愛い時期をしっかり見届けたいと思います。
（もちろん歯が生えても可愛いとは思いますが。）
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